Hoe kunnen we... een missie en visie definiëren?

Voor het starten van Better Social Design, werkte ik bijna 5 jaar aan de opbouw van Garage2020, een netwerk van innovatielabs voor jeugdzorg in Nederland.

In deze blog neem ik je mee in hoe we de missie en visie van Garage2020 hebben gedefinieerd.

Samen doen!

Omdat we iets nieuws starten met een nieuw team, was het belangrijk om iedereen te betrekken bij het definiëren van de visie & missie om verschillende redenen:

• Het creëert een gevoel van verbondenheid en eigendom bij dit nieuwe team

• We zijn inclusief met ieders standpunt

• Er is veel inspiratie

• Mensen leren elkaar kennen in een leuke workshop

• We zorgen ervoor dat we een gedeeld begrip creëren van waar we naartoe willen en waar we voor staan

Voor de Workshop

Zoek een inspirerende locatie, niet waar je normaal gesproken werkt, zodat mensen van omgeving veranderen en meer open en creatief worden.

Nodig de deelnemers uit voor de workshop. Leg uit wat de activiteiten zullen zijn en wat er van hen wordt verwacht. Deel een agenda voor de dag.

In ons geval moest iedereen zich voorbereiden en 10 inspirerende factoren meenemen om te delen met de groep die zouden worden gebruikt als input voor de Vision & Mission-oefening. Deze 10 inspirerende factoren konden van alles zijn: trends en ontwikkelingen in de samenleving of technologie, gesprekken die ze de afgelopen weken hebben gehad, iets wat ze hebben gehoord op de radio, een artikel uit de krant, een boek, een film, een gedachte, maar ook principes en feiten, het maakt niet uit waar deze inzichten vandaan komen, zolang ze maar betrekking hebben op jeugdzorg en de redenen waarom het opzetten van De Garage zo belangrijk is.

Deze factoren zullen tijdens de aftrapdag worden gebruikt als opstapjes om de missie op te bouwen. Er zijn geen 'juiste' of 'verkeerde' factoren, zolang ze maar persoonlijk zijn en je inspireren.

Stel het resultaat van de dag vast. Het managen van verwachtingen is erg belangrijk.

Voor ons was het gewenste resultaat van de dag om een missie, visie, waarden en kwaliteiten te formuleren die ons helpen beslissingen te nemen en richting te geven aan alles wat we doen.

Hoe zag de dag eruit?

08:30–09:00 Binnenkomst en koffiepraatjes

Goed om ruimte te geven voor eventuele vertragingen om ervoor te zorgen dat we om 9:00 scherp beginnen.

09:00–09:45 De Garage: samenvatting van waarom we hier vandaag zijn. IJsbreker.

Afbeelding voor post

Ons doelpubliek zijn kinderen, adolescenten en ouders die moeilijke situaties het hoofd bieden. Omdat het soms onmogelijk is om ze naar de ruimte te brengen, werd een video-interview getoond om in gedachten te houden voor wie we dingen doen.

Voor de IJsbreker werd iedereen gevraagd om hun zorgen op een post-it te schrijven, deze vervolgens te vouwen en in hun zak te stoppen. Op deze manier parkeren ze wat hen afleidt, zodat ze zich volledig kunnen concentreren.

Daarna moest iedereen zijn verwachtingen voor de dag op een post-it schrijven. Waarom is het goed om het van tevoren op te schrijven? Omdat je mensen de tijd geeft om na te denken, en het helpt ook de introverten om zich uit te spreken. Waarom is het belangrijk om te vragen naar de verwachtingen van de dag? Nou, het zorgt er gewoon voor dat mensen zich meer verantwoordelijk voelen voor het bereiken van het gewenste resultaat.

09.45–12.00 Definiëren van de Missie en Visie op basis van de ViP-methodologie

Deze oefening is gebaseerd op de Vision in Product Design Methodology.

Visie — Hoe zal de wereld van de sociale zorg er over 5 tot 10 jaar uitzien?

Missie — Wat willen we bereiken of hebben bereikt tegen die tijd?

Waarden – Op welke manier willen we dit bereiken?

We begonnen met het delen van onze inspirerende factoren, aangezien we met 12 mensen waren en de tijd beperkt was, kozen we de top 5 factoren om te delen met de groep.

Afbeelding voor post

Zorg ervoor dat je alles vastlegt!

De rol van de facilitator was cruciaal om echt tot de onderliggende factor op een Post-it te komen. De muur begon langzaam te vullen met verklaringen. De discussie tussendoor was zeer interessant en soms werden de punten met elkaar verbonden om zeer mooie factoren te bedenken om onze missie op te bouwen.

Nadat iedereen zijn inspiratie had gedeeld, clusterden we de verklaringen in categorieën. Elke categorie kreeg een naam en groepeerde verschillende verklaringen.

Dit is ons toekomstige kader!

Nu konden we een betere Visie en Missie formuleren. Iedereen kreeg 10 minuten om het apart op te schrijven, met behulp van het volgende format:

Met Garage2020 wil ik bereiken ………. door ……….

Dus we hadden 12 Missie Visie verklaringen. Allemaal een beetje anders en soms aanvullend. Nu moesten we het terugbrengen tot één, gedeelde, verklaring. Maar dat was voor later… nu tijd om bij te tanken!

12.00–13.00 Lunch

We gingen naar een zonnig terras in Amsterdam! :) Het was leuk om daar naartoe te lopen en iedereen in een super relaxte setting wat beter te leren kennen.

13.00–15.00 Het team leren kennen met Teamily

Afbeelding voor post

Een tool ontwikkeld door Teamily met 16 rollen

We gaan samenwerken met Teamily: een startup die startup teams helpt met informatie over henzelf, en hoe ze nog beter kunnen samenwerken.

D

us, we verzamelden ons rond dit grote kleed en ons werd gevraagd welke teamrol ons natuurlijkerwijs beter paste. Iedereen begon een beetje nerveus te worden en bewoog over het kleed om te bedenken waar ze zouden moeten gaan staan. Grappig was dat volgens de computertest de resultaten behoorlijk verschillend waren van wat mensen aanvankelijk dachten dat hun natuurlijke rol was! Het belangrijkste leerpunt hier was: wees je bewust van teamrollen, er zijn geen absolute rollen, iedereen heeft een beetje van verschillende rollen. Elke projectfase vraagt om een teamlid dat een bepaalde rol op zich neemt, en als je je hiervan bewust bent, kun je tijdelijke teams vormen die op hun best presteren.

Afbeelding voor post

15.00–16.00 Start-up Context

Aangezien het De Garage team multidisciplinair is, hebben we datawetenschappers en ontwikkelaars aan boord, ervaring met design thinking, achtergrond in startups en natuurlijk de specialisten in "jeugdzorg". Dit is absoluut geweldig! Veel inspirerender dan een regulier team, maar het betekent dat niet iedereen weet hoe startups werken of vertrouwd is met de lean startup-methodologie. Omdat we voor De Garage slechts 6 maanden hebben om ondernemingen op te zetten, was het erg belangrijk om een introductie te geven over het onderwerp.

Gebaseerd op mijn ervaring bij Idealabs, de eerste verticale accelerator in België, gaf ik een introductie over: startups, accelerators, incubators, wat een MVP (Minimum Viable Product) is, wat een VC (Venture Capitalist) en een Angel Investor zijn. Ook heb ik ze bekend gemaakt met de principes van de lean-methodologie.

16.00–17.00 Concrete afspraken en praktische details

Het opzetten van de communicatiekanalen: Trello voor projectmanagement & Slack voor communicatie. We hebben data en praktische taken afgesproken.

Om de dag af te sluiten gebruikten we de ervaringskaart (in het Nederlands) van Jaap Boonstra. We moesten de vraag beantwoorden: Waar sta ik als het gaat om Garage2020, en waar wil ik over 3 maanden staan? Deze oefening helpt mensen uit te drukken hoe ze zich voelen over het begin van deze reis, waar ze zich zorgen over maken, wat ze spannend vinden... Het is een leuke oefening om een sessie als deze af te sluiten.

Dat is het voor nu! Ik hoop dat dit je helpt bij het formuleren van je eigen gedeelde Missie/Visie!

De onze was:

Garage2020 maakt jeugdzorg overbodig.

Met de intentie om gedurfd te zijn en wat golven te maken, wetende dat we uiterst ambitieus waren. Een goed gespreksaanzet.

En na 4 jaar hebben we een rebranding gedaan en onze missieverklaring verfijnd, die niet meer zo gedurfd hoefde te zijn.

Het was een geweldige reis vol met leermomenten.

Ik kan niet wachten om te zien wat Better zal brengen!